Комплексная автоматизация объектов размещения. Гостиница, отель, пансионат, дом отдыха, санаторий

Автоматизация работы хозяйственной службы

Продолжаем серию мастер-классов, посвященных современным средствам автоматизации для объектов размещения

Рассмотрим основные возможности системы Shelter, которые она предоставляет для автоматизации хозяйственной службы объекта размещения.

Управление службой горничных

Для автоматизации работы горничных в системе Shelter есть специальный программный модуль Housekeeping. С его помощью можно разделить гостиничный комплекс на зоны и каждому сотруднику (горничной) определить свою зону для уборки. Можно создавать отдельные задания для уборки и контролировать их выполнение. При этом горничные, при наличии соответствующих прав, имеют возможность самостоятельно и оперативно вводить в общую базу данных информацию о произведенной работе. Или эти полномочия доверяются какому-то определенному сотруднику.

Контроль состояния номерного фонда

В программе есть так называемый статус номера – грязный, чистый или неисправен. Любой сотрудник, работающий в системе и имеющий соответствующие права, может определять статусы номеров. Система будет предупреждать менеджера, если номеру в который он хочет поселить гостя, присвоен статус «грязный» или «неисправен».

Ввод информации с помощью КПК

В системе Shelter можно осуществлять ввод информации с применением КПК. Т.е. горничные или другой ответственный сотрудник могут управлять статусом номера, не выходя из него. Более того, на экране персонального переносного компьютера можно увидеть статусы всех номеров, получать персональные сообщения и вести учет продуктов мини-бара, находясь в любой точке гостиницы (отеля), где доступна локальная сеть. Таким образом, у персонала есть возможность оперативно корректировать свою работу и не тратить время на лишние звонки или перемещения по территории предприятия. Также, в модуле Housekeeping есть возможность вести учет моющих средств: осуществлять их приход и списание, контролировать остатки.

Управление службами сервиса

Существует отдельный модуль «Сервисные службы». С его помощью создаются задания для технических служб с указанием ответственных лиц, осуществляется контроль выполнения. Например, такие задания, как «Замена лампочки», «Ремонт санузла» и аналогичные, с указанием номера, где это необходимо сделать. Сами задания можно создавать как непосредственно в модуле Housekeeping, так и через «Шахматку» в модуле «Настройки» или «Портье». Все задания из «Шахматки» автоматически попадают в модуль Housekeeping.

Учет постельного белья, полотенец, халатов

Подраздел «Прачечная» предназначен для учета постельного белья, полотенец, халатов и т.п. В программе Housekeeping можно создавать отдельные задания на уборку, такие как «Смена белья», «Смена полотенец» с указанием количества товаров для передачи в прачечную на каждое из них. После выполнения заданий товары автоматически перемещаются в модуль «Прачечная». Далее, в модуле ведется учет этих товаров: передача в работу, списание товара (в случае брака), оформление готовности.

Отчеты

С помощью системы управления гостиницей Shelter можно не только оперативно управлять службами сервиса гостиницы. Система предоставляет большой спектр отчетов о работе персонала и состоянии номерного фонда. Если же руководству требуется дополнительная, более детальная, статистическая информация, можно использовать инструмент «Кубы», основанный на технологии OLAP. Этот инструмент позволяет самостоятельно создавать настраиваемые пользователем отчеты с использованием любой информации, которая вносится в информационно-управленческую систему.

Система Shelter дает возможность:

• автоматизировать процесс управления персоналом — службой горничных (в том числе с помощью КПК);
• вести справочник номеров и индивидуальных особенностей комнат;
• анализировать текущее состояние номеров;
• управлять статусом номера (чистый, грязный, неисправен, вне продажи);
• вносить в базу данных прочие отметки (смена полотенец, белья, халата, требуемый вид уборки или ремонта и пр.);
• контролировать состояния номерного фонда;
• получать информацию о санитарном состоянии номеров;
• управлять службами сервиса гостиницы;
• вести учет постельного белья, полотенец, халатов;
• организовать «бюро находок»;
• автоматически создавать отчеты о работе персонала (в том числе OLAP).