Мини-отель и хостел: как обеспечить современный уровень сервиса на объекте размещения до 20 номеров

Обеспечивать высокий уровень предоставляемого отелем сервиса помогает система автоматизации. Что успешно подтверждается опытом работы средних и крупных объектов размещения. Но нужны ли подобные IT-решения небольшому отелю до 20 номеров? По нашему опыту, да. Сегодня только профессиональная система автоматизации может помочь небольшому бизнесу оптимизировать издержки, сделать работу персонала более удобной и эффективной, предоставить гостям действительно современный уровень услуг. Рассмотрим преимущества автоматизации мини-отеля на примере системы автоматизации Shelter.

Автоматизация на базе Shelter

С помощью системы управления гостиницей Shelter все события, происходящие в мини-отеле, могут быть зафиксированы и задокументированы. Владелец предприятия может легко анализировать и планировать работу объекта размещения, что делает бизнес более гибким и эффективным. Отчеты составляются мгновенно и не требуют никакой подготовительной работы. Т. е. можно проводить многофакторный анализ деятельности отеля, не выходя из своего кабинета. Наличие обновляемой базы данных о состоянии номеров исключает ошибки при бронировании. Также Shelter позволяет вести базы данных гостей, управлять внутренними ресурсами предприятия, включая тарификацию платных услуг, поддерживать единую систему безналичных платежей на территории гостиницы, управлять доступом в номерной фонд при помощи электронных замковых систем и т. д. Система позволяет практически полностью исключить и так называемый человеческий фактор. Т. е. все данные, полученные с помощью Shelter, будут достоверными.

Специфика автоматизации мини-отелей

Информационно-управленческие системы для мини-отеля или для крупного гостиничного комплекса идентичны в технологиях и бизнес-процессах. Но сами предприятия различаются масштабами и списком задач, которые они ежедневно решают в своей работе. Поэтому при автоматизации мини-отеля в первую очередь необходимо обращать внимание на структуру программного продукта для автоматизации.

Существует программное обеспечение, которое содержит весь функционал в одном модуле. Для мини-отеля это может быть очень невыгодно. Приобретая такие системы, мини-отелю приходится переплачивать за избыточные функции, которые вряд ли будут востребованы.

Если система обладает модульным строением, то ее можно внедрить в мини-отеле за стоимость, адекватную масштабам предприятия. Благодаря модульному строению мини-отель может выбрать необходимые модули, не переплачивая за избыточный функционал программного продукта. Такой структурой обладает программное обеспечение Shelter. При этом стоимость Shelter напрямую зависит от количества номеров. Чем меньше номерной фонд — тем ниже стоимость итогового решения.

Возможности системы Shelter

Система Shelter в минимальной эффективной конфигурации позволяет управлять номерным фондом, вести базу данных гостей и расчеты, получать отчетность.

При необходимости система может быть дополнена новыми возможностями.

Например, можно выбрать и установить:

• Модуль Shelter Phone (тарификация исходящих из номеров звонков по тарифам гостиницы)
• Интерфейс «Тарификатор Internet» (тарификация Интернета по тарифам гостиницы)
• Модуль интернет-бронирования (бронирование номерного фонда с сайта объекта размещения)
• Интерфейс связи с GDS (бронирование номерного фонда через GDS)
• Модуль «Менеджер мероприятий» (планирование мероприятий и управление ресурсами отеля для групповых заездов, формирование отчетов)
• Модуль «Горничные» (планирование и контроль работы горничных, учет состояния номеров, контроль остатков продуктов и напитков в мини-барах, учет белья, моющих средств)
• Модуль «Мини-бар» — устанавливается на наладонники (ввод информации о произведенной уборке, о потребленных продуктах и напитках по каждому номеру)
• Archimed (автоматизация работы медицинской части)
• «Абонемент» (автоматизация работы фитнес-клуба, спа-салона)
• Отчеты онлайн (получение избранных отчетов удаленно через Интернет)
• Интерфейс «Замковая система» (интерфейс связи с системами электронных замков)
• Интерфейс «1-С: Бухгалтерия» (передача финансовых результатов работы гостиницы в бухгалтерскую программу, SAP)
• ПДС (персональная дисконтная система)
• Интерфейс R-Keeper (связь гостиничной системы с ресторанной системой R-Keeper).

Цена вопроса

Программное обеспечение для автоматизации мини-отеля до 20 номеров в среднем составляет около 200 тысяч рублей (в зависимости от выбранных модулей), с учетом пусконаладочных работ и консультационных услуг.