Банкеты. 6 главных ошибок ресторатора

Игорь Ситник, руководитель компании UCS SPb

Банкет в ресторане может быть хорошей дополнительной услугой и ещё одной статьёй дохода, а может стать фактором риска и помехой в работе с постоянными гостями. Всё зависит от того, как выстроена система приёма заказов и организации банкета. Разберём главные ошибки рестораторов.

Банкеты проводятся в единственном зале ресторана

Если в ресторане всего один зал, где принимают гостей, то проведение в нём же банкетов может снизить количество «постоянников», когда заведение закрывают на вход.

Гости сегодня привыкли к персонифицированному сервису, они нередко воспринимают выбранный ресторан «своим» — и это прекрасно для заведения. Пока оно не начинает закрывать двери для проведения банкета: гость, пришедший в «свой» ресторан и увидевший табличку «Простите, мы сегодня закрыты на мероприятие», вполне может не принять извинений и больше не вернуться в столь неприветливый для него дом.

Однако если площадь зала позволяет, в нём можно выделить место для компании от 10 до 20 человек: ужин таких компаний не воспринимается другими гостями как банкетное мероприятие. Но всё же лучше, когда в ресторане есть ещё один зал с отдельным входом, где можно спокойно проводить банкеты.

Банкеты продают все сотрудники заведения

Всем сотрудникам дано указание сообщать гостям о возможности провести в ресторане банкет и пытаться продавать это мероприятие — может быть, даже за процент от продажи. И банкетами начинают заниматься действительно все: администратор, официант, управляющий и даже гардеробщик, снявший трубку телефона.

Пожалуй, такой подход — одна из самых больших ошибок, которые может допустить владелец заведения. Прежде всего, сотрудник, который пытается продать банкет, на это время прекращает заниматься своими прямыми обязанностями. Но главное — он будет продавать его непрофессионально, потому что не знает ни особенностей банкетного меню, ни способов увеличения стоимости. А часто этого не знают ни официант, ни администратор, ни управляющий. Потому что банкет — это отдельная услуга, имеющая свою специфику.

Профессионалы рынка рекомендуют обучить двух-трёх сотрудников, которые и станут продавать эту услугу. Эти сотрудники — банкетные менеджеры или менеджеры по продаже — будут точно знать, что именно предложить гостю, как это сделать и на какие встречные предложения никогда не соглашаться.

Конечно, у них должна быть финансовая мотивация. Владелец ресторана или директор её определит, и скорее всего это будет не процент с валовой продажи, когда банкетов много, но их доходность либо средненькая, либо вообще низкая. Продажнику всегда лучше платить процент от доходности — тогда он будет заинтересован в её повышении.

Гостю-заказчику предлагают только банкетные меню

Банкетные меню предусмотрены в любом заведении, продающем банкеты: разработаны, проверены и утверждены. Однако ориентироваться исключительно на них может лишь продажник-новичок. Более опытные банкетные менеджеры всегда помнят, что их задача — понять потребности каждого заказчика, предложив ему именно то, за чем он пришёл в этот ресторан. И это вполне может быть за рамками стандартизованных вариантов.

«Конечно, у нас есть шаблоны банкетного меню, но я не люблю, когда менеджеры работают только по ним. Мне кажется, если человеку предлагают лишь цену: «У нас есть меню по 3 тысячи, 4 тысячи и 5 тысяч рублей», — с ним просто не хотят работать. Мы учим банкетных менеджеров разговаривать с гостями: понять их бюджет, услышать предпочтения, а лишь потом делать какие-либо предложения. В том числе, к примеру, составить меню из позиций а ля карт. Это, конечно, более сложный подход, но он включает в себя и внимание к человеку, и понимание того, какие у него будут гости и какого праздника он ожидает от ресторана», — рассказывает Игорь Пращенко, управляющий партнёр петербургского ресторанного холдинга White Group (рестораны и кондитерские FermA, ресторан на воде «Чайка», Петербург).

Разрешают принести свой алкоголь

Даже при условии высокого пробкового сбора заказчика лучше отговорить от использования на банкете своего алкоголя.

Да, гости часто стремятся сами купить алкоголь и привезти его за несколько дней в ресторан. Но даже если на каждую бутылку есть накладная (а хранение без накладной чревато отзывом лицензии), существует некая вероятность отравления некачественным напитком. И никто потом не докажет, что отравились «левой» водкой, а не ресторанной едой!

Поэтому всегда лучше предлагать покупать алкоголь в ресторане с хорошей скидкой. Ресторану это в любом случае более выгодно и уж точно намного более безопасно.

Не всегда заносят банкет в систему

Пожалуй, это самая главная и самая опасная ошибка, которую может допустить банкетный менеджер — по халатности или из каких-то мошеннических соображений.

Проверяющие органы любят заказывать банкеты в ресторанах, договариваясь с менеджером о наличном расчёте и расписке от руки с печатью предприятия — конечно, «сугубо для личного спокойствия». Как только они получают такую расписку, проблемы у предприятия начинаются всерьёз и надолго.

Мы писали материал об опасных операциях — «Опасные операции. Предотвращаем воровство в ресторане», — разбирая мошеннические схемы, которые могут практиковать официанты и повара. На банкетах могут использоваться те же самые схемы, только в ещё больших объёмах. Поэтому контроль банкетных заказов должен быть более строгим.

В системе R-Keeper заказ банкета является отдельным функционалом: для его учёта предусмотрены кнопки «Резервирование» и «Шахматка резервов». В «Резервирование» заносятся заказы, находясь там до начала банкета — после этого они автоматически переходят в общие. Сюда вписываются дата, количество гостей, меню, различные комментарии (например, телефон гостя-заказчика) и пожелания (к примеру, до которого часа предполагается проведение банкета).

«Шахматка резервов» выглядит как аутлук: в ней можно увидеть расписание по дням и часам, когда и какой стол занят, когда свободен. Здесь же можно создавать различные планы залов.

Так как в банкетный заказ вписываются все выбранные гостем блюда, в нём можно прописать дату и время, когда этот заказ должен быть распечатан повару, который увидит, какой банкет его ожидает, включая дату и меню. Нажав на кнопку «Ингредиенты», он сразу же понимает, какие ингредиенты входят в состав заказанных блюд и сколько именно и каких продуктов потребуется для данного банкета.

Берут большую предоплату

Предоплату, как правило, платят в один месяц, а пользуются услугой уже в другой — например, заказали банкет в феврале, а проведён он будет в конце марта. Большая предоплата вызывает у рестораторов сложности в плане учёта финансов.

«При закрытии отчёта я вижу фактический результат: все платежи, которые прошли в феврале, уже учтены — и за сырьё, и за алкоголь, и даже коммунальные услуги, — и в конце отчёта я вижу живые деньги, которые мы можем использовать далее. А предоплата вызывает некий дисбаланс: тебе поступили 300 тысяч, упали в выручку, а списания продуктов по ним не произошло. Получается, что у тебя в этом месяце профицит — доходы превышают расходы, — но это ведь необъективный профицит. А в следующем месяце мы видим, напротив, дефицит. Конечно, эти деньги можно вычленять и переносить, но я этого делать не люблю. Поэтому мы берём предоплату чисто символически — 5, 10, 15 тысяч рублей, что на результате не очень сильно отразится», — объясняет Игорь Пращенко.

Кроме того, бывают случаи, когда гость даёт залог, а потом отменяет банкет. Конечно, есть заведения, которые отказываются отдавать этот залог. Но понимающие рестораторы, думающие о перспективе и уважающие своего гостя так всё же не поступают. «И какой тогда смысл его брать большим? 10–15 тысяч вполне достаточно для того, чтобы зафиксировать наши намерения. И отдать их в случае чего также легко», — говорит Пращенко.

В системе, конечно, прописывается сумма предоплаты, которая оформляется полностью в рамках закона — как авансовый платёж, — и заказчику банкета выдаётся чек. Этот авансовый платёж обязательно фиксируется в заказе. Если через какое-то время гость отказывается от банкета, то банкетный менеджер удаляет позиции меню, которые забивал ранее, и оформляет возврат денег.