Свет мой, зеркальце, скажи! Каждый шаг продукта видим с помощью электронного документооборота

Игорь Ситник, руководитель компании UCS SPb

Цифровая экономика постепенно всё больше проникает в ресторанное делопроизводство. Кассы, ЕГАИС, «Меркурий»: ведётся точный учёт денег, напитков, продуктов, и электронный документооборот видится совершенно логичным следующим шагом. Сейчас в России его ведут всего порядка 5 тысяч предприятий общественного питания из более 60 тысяч — менее 10%. Но сегодня электронный документооборот (ЭДО) принимает характер глобальной задачи.

БУМАЖНАЯ ВОЛОКИТА ОТМЕНЯЕТСЯ

Рестораторы и персонал заведений уже действительно привыкли к системам ЕГАИС и «Меркурий», которые введены повсеместно, — так же, как привыкли составлять все документы в электронном виде. Но после составления 90% документов распечатываются и копируются — для ознакомления с ними, для подписи и, наконец, запуска в работу.

Именно в работе с бумажными документами — при заведении накладных и при приёмке товара — чаще всего возникают ошибки. Бумажные накладные переписывают по несколько раз, если нужно добавить какую-то позицию или привезённый товар в чём-то не совпадает с заказанным, а иногда и теряют.

Мы ничего не пишем на бумаге даже внутри компании. У нас каждый шеф-повар может сделать заказ прямо в «StoreHouse. Этот заказ поступает на наш продуктовый склад директору по логистике, который превращает его в электронную накладную и вместе с товарной продукцией отправляет обратно в ресторан. Если какой-то позиции нет, он её вычленяет и делает заказ поставщику», — рассказывает Наталья Митчина, директор ресторанной группы BIG Family (семейный ресторан Chateau Vintage, ресторан русской кухни «Иван да Марья», чешский пивной ресторан Karlovy Pivovary, сети бельгийских брассерий Kriek, немецких рестопабов JÄGER и ресторан авторской и мясной кухни JÄGER Meet to eat, Петербург).

ЭДО так организует работу предприятия с документами, чтобы основная их часть использовалась лишь в электронном виде и хранилась централизованно.

ОШИБКА СВОДИТСЯ К НУЛЮ

Электронная накладная позволяет принять заказанный у поставщика товар буквально одним кликом, если он полностью соответствует заказу. Если приёмщик видит какие-либо расхождения в ассортименте или количестве товара, он отображает это в заказе также в электронном виде, и поставщику сразу же приходит информация о несовпадающих позициях, а ресторан принимает на свой баланс только совпадающие с заказанными.

«В работе с поставщиками мы пришли к единому виду накладных. Когда мы формируем заказ, поставщик переводит его в накладную, которая автоматически появляется у нас на остатках, и если товар пришёл в нужном ассортименте и в указанных количествах, мы просто нажимаем на кнопку «Подтвердить». Благодаря программе StoreHouse мы работаем в электронном виде, и заказы формируются автоматически», — поясняет Наталья Митчина.

Всё это происходит быстро, чётко и совершенно прозрачно для руководителей обеих сторон. Ошибка сводится к нулю. При этом сформированный и отправленный в электронной накладной заказ можно легко дополнять и изменять, чтобы на момент сборки он оставался актуальным.

Удобство для поставщика — в чёткости и своевременности принятого заказа, а также в снижении количества документов: электронная накладная при любых дополнениях и исправлениях остаётся одна. Удобство для заказчика в том же самом.

Особенно это важно для сети, у которой множество точек, и с каждой точки нужно делать свой индивидуальный заказ, не допуская пересортицы и контролируя приёмку товара по факту — всё это может делать один человек. Кроме всего прочего, система ЭДО позволяет сравнить цены сразу нескольких поставщиков, подключённых к ней, выбрав оптимальные по ценам и срокам доставки.

МОЖНО РАБОТАТЬ С МОБИЛЬНОГО ТЕЛЕФОНА

Система ЭДО интегрируется с любой базой, установленной в бухгалтерии поставщика или производителя. Иногда у поставщика нет желания делать врезку чужой системы со своей базой, и представитель ресторана просто создаёт ему личный кабинет, куда данный поставщик «кладёт» свою продукцию, указывая на неё цены.

С таким личным кабинетом, на который шеф-повар ресторана или человек, занимающийся закупками, присылает ссылку, поставщик может работать с обычного мобильного телефона. Именно так поступают, к примеру, торговцы на рынке, у которых шеф-повар закупает зелень или овощи.

У них зачастую нет ни системы автоматизации, ни документооборота: вообще ничего нет, они просто торгуют за своим прилавком. Но телефон сегодня есть у каждого, и в нём они работают с ресторанами, предлагая им свою продукцию по установленным ими же ценам.

Шеф-повар, видя эти позиции и эти цены, заказывает то, что ему нужно, с помощью той же самой электронной накладной.

ОДНА СИСТЕМА ТРЁХ ЗАЙЦЕВ ЛОВИТ

ЭДО позволяет ресторану работать в трёх направлениях: с заказами-поставками, с ЕГАИС и с электронными ветеринарно-сопроводительными документами (ВСД), в том числе с гашением ветеринарных свидетельств, что позволяет предприятиям общественного питания соблюдать требования ГИС «Меркурий».

«Система ЕГАИС сейчас очень облегчает жизнь приёмщикам. У нас от 120 до 450 наименований пива, и раньше на то, чтобы ввести приход этого продукта от поставщика в накладную, требовалось 20–40 минут в зависимости от количества наименований. Сейчас система ЕГАИС и её правильная интеграция в StoreHouse позволяет одной кнопкой принять, отклонить накладную либо внести в неё корректировки — вручную никто ничего не делает. Менеджер или управляющий проверяют наименования, количество и дату изготовления и подтверждают накладную. Эта информация сразу же попадает к поставщику, а накладная появляется на остатке у ресторана», — говорит Наталья Митчина.

Более подробно о работе с системой ЕГАИС можно прочитать в материале «В работе с алкоголем нужна трезвая голова. Разбираем критические точки». А вот по работе с «Меркурием» периодически возникает вопрос гашения ветсправок.

ВОПРОС ГАШЕНИЯ РЕШЁН

Когда ответственный в ресторане принимает продукцию растительного происхождения, он должен поставить отметку о её получении и использовании — погасить ВСД. Но очень часто продукция приходит на централизованную фабрику-кухню, однако используется не прямо тут же, а передаётся на рабочие точки общественного питания — кафе или столовые. И получается, что компания приняла эту продукцию, но не будет использовать здесь же: и как тогда гасить ветсправки?

Система ЭДО, решающая вопросы документооборота и ЕГАИС, помогает и в этом случае, отмечая каждый шаг по перемещению приходящей продукции.

Начинаются эти шаги с заказов, которые формируются в разных точках одного предприятия, приходя через личный кабинет к одному поставщику в виде единого общего заказа. Поставщик, сформировав этот общий заказ, привозит его на централизованную фабрику-кухню и передаёт заказчику с помощью электронных накладных. После чего заказчик — фабрика-кухня — распределяет его по своим точкам, откуда делались заказы поставщику и где продукция будет использована. Круг замкнулся.

Каждый шаг, производимый кем бы то ни было в этом кругу, отмечается в системе ЭДО, который передаёт данные в «Меркурий», показывая, что именно было передано из общего объёма на первую точку, на вторую, третью и так далее. Приёмка, происходящая уже на этих точках, также отмечается в системе и передаётся в «Меркурий» как наконец-то погашенная.

Таким образом «Меркурий» видит всю цепочку передачи продукта, а система ЭДО закрывает все вопросы по этой передаче.