Shelter - программа автоматизации гостиниц и отелей

   

Функциональность программно-аппаратного комплекса для управления гостиницей охватывает все аспекты гостиничного бизнеса:

• Работу с гостями (ведение базы данных, бронирование, размещение, выселение и т.д.)
• Управление внутренними службами гостиницы
• Учет продаж, ведение документооборота, работу со счетами
• Реализацию маркетинговых предложений
• Контроль работы персонала
• Финансовую аналитику

Благодаря программе для гостиницы Shelter можно управлять всеми каналами продаж, такими как Booking.com, HRS, Hotel.de, Expedia, Venere, Agoda, OKTOGO, Ваш отель, Hostelworld, Hostelbookers, Sabre (Академсервис и Travelocity), Budgetplaces, Orbitz, InItalia, TravelEurope, Atrapalo, Escapio, BBPlanet, Splendia, HostelsClub и многими другими. Специальный интерфейс связи с системой управления продажами Channel Manager WuBook позволяет работать со всеми вышеперечисленными ресурсами непосредственно в системе управления гостиницей Shelter. По статистике Expedia, благодаря работе с Channel Manager WuBook доходность предприятия увеличивается на 10%. При этом система гарантирует абсолютную безопасность данных Ваших гостей. WuBook обладает сертификатом PSC II, с помощью которого можно принимать и хранить данные, в том числе и карты.

Система управления гостиницей Shelter, как и все продукты компании UCS, может быть интегрирована с другими системами автоматизации. Осуществить комплексную автоматизацию гостиницы можно с помощью системы Shelter – для объектов размещения, R-Keeper - для мест общественного питания, Абонемент - для тарификации посещения бассейна или СПА, StoreHouse - для ведения складского учета. Управлять системным комплексом можно централизовано: формировать единые отчеты по всем направлениям, реализовывать единую дисконтно-бонусную схему и так далее.

Управление гостиницей с использованием системы автоматизации Shelter позволяет собирать автоматизированные рабочие места с нужной функциональностью, расширять и заменять функции без перекомпиляции гостиничной программы.

Профессиональная система управления Shelter v.2

Программно-аппаратный комплекс охватывает все аспекты деятельности объектов размещения:

• поселение и выселение гостей
• ведение базы данных гостей
• поддержка единой системы безналичных платежей для гостей
• управление внутренними ресурсами отеля
• бронирование номерного фонда
• координацию мероприятий
• контроль и мотивацию персонала
• финансовую аналитику
• взаимодействие с другими системами и многое другое.

Но самое главное, что Shelter v.2 - это современный программный продукт, обладающий специальными возможностями и новыми функциями, которые помогут поднять уровень сервиса на новую высоту.

Shelter v.2 отличает интуитивно понятный и настраиваемый интерфейс. С помощью опций настройки пользователь может изменять внешний вид программы, выбирать цветовую схему, использовать изображения для локаций и подсказки, выделять удобные «горячие» кнопки. Все окна открываются в виде вкладок, можно одновременно работать с несколькими бронированиями, поселениями и фолио. Иконки функций управления помогают быстро ориентироваться в программе. Благодаря этому функциональное пространство дисплея можно сделать максимально комфортным для ежедневной работы, организовать его наиболее эффективным образом.

Информационно-управленческий комплекс Shelter v.2 обеспечен мощным потенциалом для проведения аналитики: с помощью системы можно формировать самые разнообразные отчеты, отслеживать все рабочие процессы и качество обслуживания в отеле. Софт оснащен функцией sms- и email-рассылок гостям для осуществления обратной связи по вопросам уровня сервиса.

В программном обеспечении предусмотрены разнообразные статистические отчеты, которые позволяют контролировать загруженность гостиницы, а сравнительные отчеты за несколько лет помогут грамотно сформировать тарифы.

Система легко интегрируется с системой управления точками общественного питания R-Keeper, а также платежной системой ReserveMaster. Кроме того, Shelter v.2 взаимодействует с системами управления продажами Channel Manager WuBook и Travelline Channel Manager. Таким образом можно единовременно управлять всеми каналами продаж непосредственно из системы Shelter.

Программное обеспечение поддерживает иерархические счета (фолио) с возможностью задания ограничений на транзакции и трансферты, с занесением сумм, как по факту оказания услуги, так и автоматически, продажу услуг сложными пакетами с возможностью многоступенчатого пересчета фактической стоимости, тарифы и тариф-контракты, ведение истории гостя и истории расчетов с клиентами, открытое, групповое, специальное резервирование, по типу номера или по номеру. Информация о счетах ресторана, о совершенных звонках и просмотрах телевидения автоматически попадает в счёт гостя.

Программно-аппаратный комплекс Shelter состоит из ядра и набора модулей. Ядро отвечает за интеграцию модулей и разграничение пользовательских полномочий. Такое решение позволяет формировать автоматизированные рабочие места с нужной функциональностью, расширять и заменять функции без перекомпиляции системы.

Рабочие места системы управления гостиницей:

Портье

• информация о предстоящих заездах и выездах;
• информация о наличии мест в гостинице;
• информация о состоянии счетов гостей;
• ввод данных о заездах (check-in, check-out);
• размещение гостей;
• текущая работа с клиентом (внесение информации о пользовании услугами, переселение из номера в номер);
• резервирование (индивидуальное, служебное);
• информация о текущей загрузке и количестве брони на будущие периоды;
• информация о количестве и типе заказываемых номеров, о времени прибытия и отъезда гостей;
• информация о внесении депозитов за бронь;
• работа со счетами гостей и клиентов;
• внесение информации об оказанных услугах и платежах по ним на счета гостей;
• печать и выставление счетов клиентам;
• создание мастер-фолио;
• информация обо всех платежах и услугах;
• печать дневных отчетов;
• доступ к архиву счетов;
• возможность ввода услуги страхования гостей, с выдачей страхового полиса;
• при установке системы в гостиничных предприятиях, оказывающих санаторные услуги, возможно ведение истории болезни гостя;
• для иностранных гостей предусмотрена услуга регистрации и паспортно-визового контроля.

Отдел бронирования

• резервирование (индивидуальное, групповое, служебное) по типу комнаты или по комнате, отмена резервирования;
• печать подтверждений по брони;
• информация о внесении депозитов за бронь;
• анализ текущей и ожидаемой загрузки;
• просмотр истории гостя.

Бухгалтерия, участок работы со счетами гостей и клиентов

• разнесение безналичных платежей по счетам гостей и клиентов;
• анализ расчетов с компаниями и турагенствами;
• выставление счетов к оплате;
• получение отчетов о финансовой деятельности гостиницы;
• доступ к архиву счетов.

Офис руководителя хозяйственной службы отеля (housekeeping)

• управление службами сервиса гостиницы;
• контроль состояния номерного фонда;
• информация о санитарном состоянии номеров;
• автоматизация управления персоналом - службой горничных;
• организация бюро находок;
• получение отчетов о работе сервисных служб;
• ведение справочника номеров и индивидуальных особенностей комнат;
• анализ текущего состояния номеров;
• управление статусом номера (чистый, грязный, неисправен, вне продажи);
• прочие отметки (смена полотенец, белья, халата, требуемый вид уборки или ремонта и пр.).

Офис программиста

• управление интерфейсом с системой R-Keeper;
• управление интерфейсом с телефонной станцией;
• информация о совершенных звонках и их стоимости, об открытии/закрытии определенного класса телефонного доступа в номере (должно поддерживаться телефонной станцией);
• управление интерфейсом с кабельным телевидением;
• информация о сеансах просмотра платного телевидения;
• настройка под любую телефонную станцию любой емкости;
• поддержка архивов всех произведенных телефонных переговоров;
• настройка прейскурантов на различные внешние линии;
• управление телефонной станцией: подключение телефона при въезде гостя и отключение при выезде;
• подготовка отчетно-финансовых документов для бухгалтерии.

Офис финансового директора

• ведение справочников предоставляемых услуг;
• определение пакетов услуг;
• определение типов, стоимости и индивидуальных особенностей номеров;
• определение тарифов и возможность их связи с временными периодами;
• определение типов и категорий гостей;
• получение текущих отчётов, в том числе: оборотно-сальдовый баланс; оборотно-сальдовый баланс по фолио; обороты по операциям; книга регистрации счетов-фолио с расшифровкой; обороты по операциям с расшифровкой; список транзакций за любой период; загруженность номерного фонда за период; отчет по группам (организациям); отчет по тарифам;
• изменение расценок на те или иные гостиничные услуги;
• управление пакетами услуг и их тарифами;
• управление справочником типов номеров;
• получение отчетов всех видов и т.д.

Касса

• расчет с гостями за предоставленные услуги по проживанию;
• полный расчет за услуги, предоставленные гостю за весь период проживания;
• расчет с гостями за дополнительные услуги;
• прием оплаты за услуги, предоставляемые гостиницей не только гостям, но и посторонним людям;
• возврат денег;
• все расчеты с гостями производятся с выдачей фискального документа.

Shelter v.2 Lite - программа для мини-отелей

Система Shelter v.2 Lite имеет ограниченный, относительно полной версии, функционал и предназначена для отелей с номерным фондом до 35 номеров.

Возможности системы:

• Настройки общей работы отеля, отчётов, внешнего вида, основных справочников системы.
• Служба размещения: индивидуальное бронирование с возможностью добавления организаций и карточек гостей во время создания брони.
• Работа с киоском. Эта функция позволяет продавать услуги, не привязываясь к фолио (счету) гостя. Таким образом, гостиница может осуществлять продажи не только для проживающих, но и для сторонних посетителей. Это очень удобно, в случае, если мини-отель предоставляет дополнительные услуги и товары, например, прокат велосипедов.
• Работа с кассой: X- и Z-отчёты, прямой доступ к функциям фискального регистратора.
• Ночной аудит: перевод даты в программе. При ночном аудите автоматически начисляются услуги проживания (за прошедшие сутки) и совершаются трансферы (также автоматически). Трансферы - это перевод услуги с фолио гостя на фолио организации.
• Работа с отчётами.

При попытке использовать в Шелтер Лайт недоступную функцию программа выдаст информацию о том, что доступ возможен только в полной версии программы. В случае необходимости Lite-версия может быть расширена до полной с соответствующей доплатой.

Таблица модулей системы управления Shelter

Фискальные регистраторы для системы Shelter

На сегодняшний день для фискальной версии системы Shelter используются фискальные регистраторы: Штрих-ФР-К, Штрих-мини-ФР-К, ПРИМ-08ТК, Спарк 617ТФКZ, Меркурий MS-K, МАРИЯ (Укр.).